לשחרר את הירקון הקטן / חילוץ פקקים ארגוניים ופיתוח ההנהלה

לשחרר את הירקון הקטן / חילוץ פקקים ארגוניים ופיתוח ההנהלה

 

לא מזמן, בדרך לים, צילמתי אוטובוס תקוע בפנייה משדרות בן גוריון לרחוב הירקון הקטן, בצמוד לכיכר אתרים. בתמונה רואים את האוטובוס התקוע ואת השוטרים מנסים לאתר את בעלי המכוניות החונות כדי שיזיזו אותן, בתקווה לאפשר לאוטובוס להשלים את הסיבוב.

אפריל 2022: האוטובוס התקוע (ראשון מבין שניים)

מה שלא רואים בצילום, זה את אוטובוס התיירים הנוסף שתקוע מאחורי זה שמקדימה, מאה תיירים שתקועים בשני האוטובוסים התקועים, את כל המכוניות שנתקעו אחריהם, את המשטרה שחוסמת את הרחוב ומנסה לפרק את הפקק הזה לפנים ולאחור. בצילום לא רואים את הצפירות, את העצבים, את השעות המבוזבזות, את האנשים שמאחרים, כמה כסף עלה האירוע המיותר הזה למשלם המיסים.

מה שעוד לא רואים בצילום, זה שזאת לא הפעם הראשונה שזה קורה: רכב גדול מדי נכנס לרחוב צר מדי, שמכונית או שתיים שחנו בו קרוב מדי לפינה, תוקעות מאות אנשים וחצי שכונה.

יוני 2022: מוביל תקוע באותו מקום בדיוק

ואני מבטיחה שזאת גם לא תהיה הפעם האחרונה. למה? אתם יודעים למה: כי סביר להניח שאף אחד לא יפיק לקחים. ברגע שהאוטובוס יחולץ וייצא לדרכו, כולם ינשמו לרווחה, ירוצו למקומות שאליהם הם איחרו וישכחו מזה לגמרי. עד הפעם הבאה שבה ייתקע רכב גדול אחר באותה פנייה, וניידת משטרה אחרת תבוא להושיע והמוני שעות אדם יתבזבזו לשווא. 

*

בחיי כל ארגון יש אוטובוסים מפוארים ורחבים מדי, רחובות צרים מדי, עם סיבובים בזווית שלא מתאימה לאוטובוסים ואנשים שחונים במקום שתוקע את כולם. אלה המקומות שנופלים בהם פעם אחר פעם, מקומות של חוסר יעילות, חוסר תקשורת או העדר מבט-על. אלה המקומות והתהליכים שכולם יודעים עליהם, כולם משלמים את המחיר עליהם, אבל אף פעם אין זמן או ראש לנתח אותם, להבין אותם לעומק, ללמוד מהם, ולשכלל את צורת העבודה כך שמישהו ישים שלט ברור שאין כניסה לאוטובוסים לחלק הזה של בן גוריון או שאסור יהיה לחנות על הפינה של הירקון הקטן.

לקחתי את מקרה האוטובוס לישיבת הנהלה. ביקשתי מהמשתתפים להסביר, בשלב ראשון, למה זה קרה. אחרי שאספנו את ההסברים של כולם ודנו בהם, הוצעו פתרונות למניעת תקלות כאלה בעתיד. לא מגלה מה הם אמרו, רק שזה היה נחמד, מגוון ומפתיע. וגם די קל, לדבר על האוטובוסים התקולים של אחרים. 

ומה עם הדבשות שלנו? בואו נראה. אחרי ההפסקה, כל אחד מכם מחברי הצוות תיאר בכתב, בפיסקה או שתיים, מקרה מחיי הארגון שהוא כזה – אירוע משמעותי ואמיתי בתהליך העבודה, תהליך תקול שחוזר על עצמו, שפורום המנהלים יכול ללמוד ממנו ולשפר את ההתמודדות איתו. הקדשנו את המפגש להבנה של הפקק הארגוני ולפתיחה שלו וכדי ללמוד על תפקיד פורום המנהלים בפיתוח הארגון ותהליכי העבודה שלו.

מה אתם יודעים! גם זה היה נחמד. לא מגלה מה אמרו, אבל כרגיל, מתברר שהארגון רואה ועוד איך את הדבשות של עצמו. רק שלעתים קרובות אין זמן וקשב להתחיל לפתור אותן בצורה מושכלת ושיטתית, כשכל בעלי העניין בחדר. כל אחד מהמשתתפים הקריא את ההצעה שלו לפקק הארגוני המיותר, וזכה להנהוני הזדהות ואנחות. מיפוי כל הפקקים הארגוניים הוא גם אבחון ארגוני מהיר מאוד ומאיר עיניים, אבל לא לשם הלכנו הפעם. ביקשתי מההנהלה לבחור את הפקק הארגוני ששווה לעסוק בו, זה שהוא חשוב מספיק ופתיר למדי. ההנחיה המדויקת היתה: בחרו את הסוגיה שאם נקדיש לה עכשיו שעה נצליח להתקדם בה. נבחרה סוגיה לדיון. 

כמו עם האוטובוס בירקון הקטן, גם פה כל משתתפת ומשתתף כתבו את הסיבה לפקק הארגוני והם דנו בזה, והגיעו למסקנות. רק אחר כך הם הציעו פתרונות. 

רק אחרי איתור כל הפקקים הארגוניים, בחירת האחד שחשוב לשפר ואפשר לשפר, למידה משותפת שלו ושל הסיבות לקיומו והצעה של פתרונות – הגיע שלב קבלת ההחלטות. והמנהלת קיבלה החלטות: מה מתוך כל הפתרונות המוצעים הוא הפתרון שמנסים עכשיו, מי עושה מה ועד מתי. מתי מתכנסים שוב לבדוק איך זה עובד. סיכום נרשם. 

0

0

איך זה עובד ולמה זה חשוב?

הארגון הרי כל הזמן מנסה להתייעל ומנהליו עוסקים כל הזמן בפתרון בעיות. תרגיל האוטובוס בירקון הקטן עוזר לצוות ההנהלה בכמה אופנים:

  1. מיפוי משותף של הבעיות היסודיות המטרידות ביותר ומתוכן בחירה של הבעיה שחשוב ואפשר לפתור: הפעולה הזאת יוצרת הקלה והבנה וגם מיקוד וריכוז משאבים.
  2. השיטתיות חשובה. השמירה על שלבי הדיון וההפרדה ביניהם היא קריטית לפתרון טוב: הצפת הבעיות, בחירת הבעיה, ההפרדה שלב הבנת הבעיה ושלב הצעת הפתרונות. פתרון טוב הוא כזה שמתחשב בכמה שיותר זוויות של הבעיה, מציע כמה שיותר הסברים ופתרונות ומכריע ביניהם.
  3. וזאת הרי לא רק דרך לפתור בעיה חשובה בארגון, אלא גם להתפתח כצוות לומד, שמקדיש זמן לא רק לשוטף ולדחוף אלא גם להתבוננות על הארגון ועל עצמו. הרי רוב הפתרונות הטובים נשענים על שיתוף פעולה טוב יותר בין המשתתפים ודיון משותף בבעיה עוזר להגיע לשיתוף פעולה כזה.
  4. התרגיל גם מזכיר להנהלה ולצוות שוב ושוב שלב התפקיד שלהם הוא לא ניהול השוטף אלא בנייה של הארגון ושיפור מתמיד שלו. שבארגון שעובד טוב יותר השוטף ישטוף. או יזרום, יותר טוב.

0

0

פינת הגאון
  1. אימון על יבש. הסיבוב המסוכן של הירקון הקטן: איך אנחנו מבינים את התקלה הזאת? אילו פתרונות אפשריים יש?
  2. מיפוי הפקקים הארגוניים. כל אחד מהמשתתפים בוחר אירוע של פקק ארגוני שחוזר על עצמו: אירוע משמעותי ואמיתי בתהליך העבודה, תהליך שחוזר על עצמו, שפורום המנהלים יכול ללמוד ממנו ולשפר את ההתמודדות איתו. מתאר אותו בכתב, בפסקה או שתיים, בפירוט שיכול להבין גם מי שלא עובד בארגון.
  3. כל המשתתפים מקריאים את הפקקים הארגוניים שהם איתרו.
  4. עכשיו מתאפקים: לא אומרים את דעתנו ולא מציעים פתרונות.
  5. בוחרים יחד פקק ארגוני שהוא מספיק חשוב ומספיק פתיר, כזה שאם נשקיע בו עכשיו שעה משותפת, נצליח לעשות בו כברת דרך.
  6. מנתחים את הפקק הארגוני הנבחר בשני שלבים שרצוי מאוד לא לערבב ביניהם. בשלב הראשון: כל אחד אומר איך אנחנו מבינים אותו? מה הסיבות להיווצרו? רק אחרי שממצים את שלב ההבנה של הפקק עוברים ל:
  7. פתרונות אפשריים: אילו צעדים יכולים היושבים בחדר לנקוט כדי לפתוח את הפקק הארגוני הזה?
  8. קבלת החלטות: המנהלת מחליטה אילו צעדים ננקטים וכותבים: מי עושה מה ועד איזה תאריך. מועד שבו מתכנסת ההנהלה כדי לבדוק את ההתקדמות בנושא.
  9. עושים את הדבר הכי חשוב – עומדים בהחלטה שהתקבלה ומחזיקים על סדר היום את פתרון הבעיה. נפגשים במועד שנקבע כדי לבדוק האם ואיך התקדמה ההנהלה והארגון בסוגיה שנלמדה. מתקנים. קובעים שוב פגישת מעקב.

0

0

פיתוח צוות הנהלה

התרגיל הנ"ל יכול להיות חלק מסדנת בניית צוות הנהלה, ובגרסאות שונות שלו הוא שלב חשוב בהבנה של תפקיד ההנהלה ואופן החשיבה שלה והשפעתו על הארגון. הוא יכול גם להיות מפגש כשלעצמו, של כשלוש שעות כולל הפסקה, בהובלת המנהל/ת ובהנחיית היועצת או ללא ייעוץ חיצוני.

 

התמונה של נושאת המכולות מתעלת סואץ:

Sentinel Hub, CC BY 2.0 <https://creativecommons.org/licenses/by/2.0>, via Wikimedia Common

4 תגובות

  1. רונית כפיר הגב

    כמה טוב לפתוח את השבוע בפוסט חדש בבלוג שלך.
    ואיזה יופי את יודעת לתאר דברים מורכבים בצורה פשוטה.
    הייתי מסיימת את הסדנה בשליחת מכתבים לעיריית תל אביב לגבי הפינה הזאת, מי יודעת, אולי הם יגיעו למישהו שבדיוק רוצה ליישם.

    • כנרת

      תודה, רונית היקרה. וגם הגשת לי בדיוק מה שניסיתי לעשות כאן – לפשט את הסבוך. לפרום את הפלונטר שלב שלב, בלי להכאיב מדי ותוך כדי שלומדים על פתיחת פלונטרים. ורעיון טוב, אולי אשלח את זה לעיריה.

  2. שמרית פרנקל הגב

    תודה כנרת על בלוג נהדר, עם דוגמא מצוינת לצד השיתוף הנדיב בתהליך ואבני הבנין המרכיבים אותו. עולה בברור כמה הצוות והמנהלת יצאו עם תחושה שזו היתה פגישת רבת ערך – להן/ם באופן אישי ולארגון.

    • כנרת

      תודה, שמרית היקרה, על הקריאה ועל התגובה. מקווה שעוד צוותים יוכלו להשתמש בשיטה הזאת כדי לחלץ פקקים וללמוד על חילוצם.

השארת תגובה