בפוסט הקודם, הכרנו בעובדה שמצבי חירום הם לא איזו הפתעה גדולה במציאות הישראלית, ואגב – גם לא במציאות העסקית בכלל. איך מנהלים בימים של אזעקות, כשהצורך לשמור על העסק מפני פגיעה מתנגש עם החובה לשמור על האנשים שעושים את העסק?
עקרון מארגן ראשון: אל תנצחו בקרב כדי להפסיד במלחמה
עקרון מארגן שני: פיזור עמימות, החזקה והכלה
*
היום ב::רווחים::
המדריך לניהול עסקי ומנהיגותי במצבי חירום
1. נוכחות ניהולית רציפה, ולא רק שלכם; של כל המנהלים
גם אתם בני אדם, וגם אתם לא הספקתם לצחצח שיניים לפני שמצאתם את עצמם בחדר המדרגות עם כל השכנים ועם קבוצת ווטסאפ משרדית משתוללת בשאלות?
תגידו שלום. תשאלו מה שלום כולם. עדכנו שאתם זקוקים לכמה דקות כדי להבין את התמונה ותיכף תודיעו מה לעשות.
במשרד עצמו חשוב שירגישו אתכם. זה לא הזמן לפגישות מחוץ למשרד או פגישות ארוכות בדלתיים סגורות. הנוכחות הפיזית, כפשוטה, יוצרת את ההחזקה. נוכחות ניהולית ברורה ומיטיבה יכולה להוסיף את ההכלה המתבקשת.
2. הערכת מצב: אבחון משותף וסדרי עדיפויות
פנים אל פנים, אם אפשרי, או בקבוצת ווטסאפ, או בשיחת ועידה: קיימו ישיבת מנהלים קצרה ועניינית שבה תקיימו הערכת מצב – לבדוק מה שלום כולם (חלק בלתי נפרד מהמצב). ואז: מה על הפרק, מה הכי דחוף ומה הכי חשוב בעבודה היום, מה עלולים להיות הנזקים מיום עבודה שלא כסדרו. במה אפשר לטפל מהבית, האם יש משהו שבשבילו מוכרחים לבוא למשרד. למי להערכתם יהיה הכי קשה להגיע (גיאוגרפית, משפחתית, תחבורתית) ומי חשוב במיוחד שיבוא? האם המשרד יכול לעזור לו איכשהו לעמוד במחויבויות העבודה שלו בצד האחריות המשפחתית שלו?
קבל החלטות לגבי סדרי העדיפויות ודרך ההתנהלות. שתף את המנהלים בהן.
3. תדריך – מתן הנחיות ברורות ועקביות
מי בא, מי עובד מהבית, ומה סדר העדיפויות: במה מטפלים, את מה עוזבים היום. יש שאלות?
ברור שיש.
בקשו ממישהו מההנהלה לאסוף עוד שאלות; יש רבות כאלה בימים כאלה. איפה הממ"ד במשרד, אם יש בכלל ולאן הולכים אם לא, האם יש תחבורה ציבורית, האם יירד יום חופש למי שלא מגיע, האם ביטוח לאומי יחזיר לכם הפסדים, איפה האטרופן, איפה החבאתם את הוויסקי הטוב ואת השוקולד המצוין. לא החבאתם? יש לכם עוד זמן.
חזור לכל העובדים, באופן ספייס או בווטסאפ. עדכן בהחלטות שקיבלתם: איפה המרחב המוגן במשרד? מה עושים היום? ומאיפה – מהבית או מהמשרד? מתי תעשו הערכה מחודשת לגבי סידור העבודה (באמצע היום? בין היום למחר?). עם מי מדבר מי שיש לו קושי עם העמידה בהנחיות?
חשוב להסביר גם את הרציונל להנחיות: הצורך לאזן בין הצרכים השונים, העסקיים, הבטחוניים, האישיים. שתפו בשיקול הדעת, תהיו אמפתיים לקשיים. יהיו שאלות שלא תוכלו לענות עליהן. אספו אותן בכתב והבטיחו לחזור עם תשובות אחר כך. קיימו הבטחות.
אל תבהילו; תרגיעו. אם נדמה שלהבהיל את העובדים שהעסק עלול לקרוס בכמה ימי מלחמה יגרום להם להעדיף את העבודה על הבית, זו טעות. לא ככה אתם צריכים אותם. חשוב שיידעו שמנהל אותם מבוגר אחראי, קשוב ומחושב, שיודע לקחת בחשבון את כל חלקי התמונה ולהערך בהתאם. חשוב שהם יידעו שהם חלק מעסק שאמנם אי אפשר להשבית, אבל אנשיו טובים ומחויבים, והוא מספיק חסון כדי לעבור גם ימים כאלה, בשיתוף פעולה, הקשבה והרתמות של מי שצריך ומי שיכול.
4. יבש לפני רטוב. או אחרי
יופי של מדריך, תגידו. אבל למה לא שלחת לנו אותו ביום שני שעבר? שבע וחצי של שלישי בבוקר כבר היה. כזה לא יחזור עוד.
יחזור, אבל אחרת. שלישי שעבר היתה קריאת השכמה. אל תפספסו אותה רק כי השמיים כחולים ויפים כאלה היום וכי הנפש האנושית היא מדחיקנית אולימפית וכי היום אפשר כבר לחזור ולהילחץ מעוד דדליין שאתם עומדים להחמיץ.
דווקא זה הזמן לקיים ישיבת מנהלים שכותרתה: 'הערכות ארגונית למצבי חירום'. זאת הזדמנות כפולה: קודם כל, להגיע ערוכים לפעם הבאה כדי לא להיתפס ככה שוב, בחוסר ידיעה או בלבול. אבל זאת גם הזדמנות להיות ארגון שלא קופא על שמריו; לא משיעמום ובטח שלא מתוך פחד או חוסר אונים. זאת הזדמנות להחזיר את כולכם לתפקידיכם, לא רק כמנהלים של המשימות, אלא מנהלים של האנשים; לא רק כמי שמגיבים למציאות אלא גם חושבים אחורה וקדימה ולומדים יחד. וכן, זאת הזדמנות ללמד את המנהלים להכיל את הצרכים המתנגשים ואת הקונפליקט הרגשי שמגיע איתם, כשהחזקת המשימה והחזקת האנשים מרגישות כמו סתירה מהותית. זו לא.
וזה אולי הדבר שהכי חשוב לזכור: העבודה, ויותר ממנה – המנהל הישיר, יכולים להיות גורמים מייצבים ומרגיעים, גם כשהמתח מגיע מאיזורים שאינם תלויים בהם. במצבי מצוקה, לאומיים או אישיים, העבודה יכולה להיות מרחב מוגן; המקום שבו העובד מרגיש חלק מקבוצה טובה ותומכת, שבה רואים אותו, שהוא יכול להיות מועיל, שיש מי שאומר לו מה לעשות כשהוא לא תמיד יודע בעצמו. לא קל להיות זה שצריך להחליט גם כששום דבר לא ידוע, אבל זה משתפר עם הניסיון, וחשוב ומספק להיות המנהלת או המנהל שיודעים להעביר את הצוות בבטחה גם זמנים כאלה, להיות לו לחוף מבטחים.
צילום: Photo by Martin Adams on Unsplash
[…] בפוסט הבא: המדריך השלם לניהול ועסקים תחת אזעקות, בארבעה… […]