איך להשתחרר מחמישה מנהגי ניהול משעבדים

ראיתי מנהלים שמחים. אם תצמידו אקדח לרקה ותכריחו אותי למנות שלושה גורמים שעושים מנהלים שמחים, הרי הם: הצלחה, כמובן, משימה שווה שמעניינת אותם ולא מרפה מהם לרגע, ואוטונומיה: הרשות להצליח בדרך שלהם. בקיצור, כשסומכים עליהם.

האחד קשור בשני ובשלישי; יש קשרים הדוקים בין הצלחה, משימה מעניינת ואוטונומיה. כשהם זוכים לאוטונומיה, החופש והאחריות להצליח בדרכם שלהם, אין למנהלים על מי לזרוק אחריות, החלטות מתקבלות ביתר נחרצות, והדרכים שהם בחרו מתבצעות בתשוקה ובנחישות.

0

 

לכאורה, מישהו – המנהל של המנהל, הבורד, הבעלים, מחזיק באגרופו הנעול את האוטונומיה הזאת, וצריך לעבוד קשה כדי לפתוח אצבע-אצבע, להוכיח את עצמך, לעורר בטחון כדי לזכות באוטונומיה המיוחלת. ובהצלחה – זאת לא תמיד משימה פשוטה לשכנע אותם לשחרר ולסמוך. משימה לא פשוטה, אבל חשובה מאוד.

אלא שהסמכות שמוענקת מלמעלה, היא לא היחידה ואף בלתי מספיקה. יש עוד הרבה כבלים מכבידים ומעכבים, רובם פנימיים, קשורים להרגלים, לצמצום נקודת המבט. במקום תלושים לחג, קבלו פטורים מכמה מהעריצים הכי קשים בחיי העבודה, אלה שאוכלים לכם את האוטונומיה מבפנים:

0

1. פטור מעריצותו של היומן 
   בגוגל קלנדר חשפו לאחרונה דרך חדשנית לפנות את היומן: נשק חם, אוטומטי. בסטינגס של היומן התחבא משחק פולשים מהחלל: הפולשות היו הפגישות, ואת – המושלת של עולמך, זכית בתחמושת אינסופית כדי לחסל את הפגישות ולפנות לעצמך את היומן. אדיוס פגישות ייעוץ, צ'או וביי הוצאת חשבוניות, אסטה לה ויסטה בייבי בדיקה תקופתית. היה אדיר לחסל אותן, אחת אחת ובקצב מסחרר, למרות שגוגל קלנדר לא נתנו לנו הרבה זמן לשגות באשליות, ותוך שניות ספורות הפגישות התרבו בקצב כזה שהכניע אותי, מי שמתיימרת להיות The Master of her Domain.
   קצת מביך להודות, אבל עד שחיפשתי את הסרטון הרצ"ב כדי להדגים, לא הבנתי שזאת היתה מתיחה של אחד באפריל. שהרי היומן משקף את האופן שבו מתבזבז הסעיף התקציבי החשוב ביותר של הארגון: זמנו של המנהל.

   Introducing a new way to clear your schedule https://t.co/O4rxLFonaR ↓ pic.twitter.com/WSSpfxzamB

   — Google Calendar (@googlecalendar) April 1, 2019

   0
   אז מה עושים? פשוט: מה שעל האג'נדה צריך להיות בתוך האג'נדה.

   ובהרחבה: סדרי עדיפויות. כלומר חזון תחילה, ממנו גוזרים סדרי עדיפויות. ברורים. גם שבועיים. אם החזון שלכם לא מגלה לכם מה צריך להישאר ביומן ומה צריך לעוף ממנו, הוא לא חזון טוב מספיק. אם הוא טוב מספיק, הוא יכול להנחות אתכם ואת הארגון מה צריך להישאר ביומן כפגישה, מה אפשר וצריך לעשות מאוחר יותר, או ברבעון הבא, או בכלל במייל ולא בפגישה, או מישהו מהצוות יכול לטפל בזה במקומכם. אם יש לכם, ממש מול העיניים, ליד המחשב, רשימה ברורה של המטרות המוחשיות והמיידיות שלכם, קל לכם יותר להגיע ליומן ולחסל בנשק חצי אוטומטי, מה שלא מקדם אתכם או את הארגון להשגת מטרותיכם.

   If you can't beat them, join them. לא הצלחתם לחסל מספיק משימות כדי לפנות לעצמכם מספיק זמן ביומן לניהול, כלומר לעבודה עצמה, לחשיבה, לתכנון, לשיחות עם האנשים, לפיתוח? סימן שאתם צריכים להכניס לעצמכם ביומן אירועים כאלה. נכון, סביר להניח שמה שלא כרוך בפגישה חיצונית יתמסמס בקלות יתירה אל מול משבר או עומס, אבל אפילו ההכרזה הפנימית, מול עצמך, מול היומן, מול צוות ההנהלה שרואה את היומן, במה עסוקים עכשיו, מה חשוב, מה על הפרק: כן, מה שעל האג'נדה – שייכנס לאג'נדה.

2. פטור מ-requests
   לפעמים הבקשות מגיעות במייל, לפעמים במערכת ניהול משימות ייעודית. שלא נדבר על אלה שמגיעות בווטסאפ, המהרסות הרשמיות של הפרודוקטיביות. נאמר זאת כך: אלא אם אתם מוקדנים בשירות לקוחות, הצלחתכם בתפקיד לא נמדדת בחיסול המשימות שלכם לפי סדר הגעתן, אלא בעמידה ביעדים לפי החזון הארגוני. שוב, אותו פוקוס מפורסם מהסעיף הקודם.
   הרי הריקווסטס האלה, אין להן סוף, אבל אף אחד לא ייתן לכן צל"ש על עמידה בכל הפניות אליכם אם לא תקדמו את הארגון לעבר השגת מטרותיו. הן נראות משכנעות יותר מהמטרות הגדולות, כי הבקשות והמשימות הן נקודתיות וקונקרטיות, אבל זאת אשליה אופטית. אל תפלו בה. יש נטייה לטפל בהן בשיטת FIFO – First In First Out, אבל פיפו היא שיטה לניהול מלאי, לא לניהול. "אנא המתן ותענה לפי התור", זאת לא התשובה הנכונה, גם לא הפנימית. הדרך הנכונה למיין את המשימות היא בדיוק כמו את הפגישות ביומן – לפי סדרי עדיפויות שמקדמים אתכם ואת הארגון לעבר מטרותיו הגדולות.
   חשוב שתעדכנו את מי שמחכה מכם לתשובה שהוא לא יקבל אותה כרגע, אבל שימו לב: לא כי "אני לא מגיע לזה", אלא כי "זה לא בסדר העדיפויות שלי". כשסדר העדיפויות שלכם יהיה ברור לכם, אפילו המנהל שלכם יוכל לשאת דחייה בטיפול בבקשות שלו, אם תסבירו לו יפה מה המוקד ומה פחות חשוב כרגע; אם תסבירו איך הקצאת הקשב שלכם ושל הצוות הניהולי תקדם את הארגון לעבר מטרותיו יותר מאשר טיפול בבבקשה 3480 ואחריה בבקשה 3481.
   0
   חוץ מהשכנים של הבעלים. בבקשות שלהם טפלו דבר ראשון.
   0
3. פטור מעריצות הנתונים
   אין עריצות כעריצותם של מספרים. איזה כיף לדעת באמת איך היית, בלי להשאיר את זה לפרשנות. כמה כבר ודאויות יש לנו בחיים? לא הרבה, לא מספיק, אז הנה באים המספרים, המדדים, התוצאות, השורות התחתונות, ומספקים את זה; לכאורה. בכנות מסחררת, עיוורת, מודים בארגונים: השורה התחתונה היא לא הדבר הכי חשוב אצלנו, היא הדבר היחיד שחשוב אצלנו. זו יכולה להיות שורת הרווח, אחוזי המכירות, רייטינג שבועי, פלח שוק להחודש, כמות הלייקים.
   נו, איך לבשר לכם את זה? אתה לא כזה גדול כמו שמראים המספרים, את לא כזאת קטנה כמו שמראים הנתונים.
   הצלחה, למרות הפיתוי לחשוב ככה, היא לא פונקציה של החלטה אחת או של פעולה יחידה, היא צירוף של גורמים, חלקם לא ידועים, כך גם כישלון. יש הרבה מזל – או אין – בהצלחה שלכם כמו בכישלון, אתם רוכבים על פלטפורמה מסוימת, היא משפיעה מאוד על קו הבסיס שלכם; ויש הרבה דרכים למדוד כל מיני דברים, לא כולם מודדים את מה שנדמה לכם שהם מודדים.
   אני לא מציעה לוותר על המספרים; לא שהייתם מקשיבים לי גם אם כן. זה מאבק חסר סיכוי. רק קחו אותם בערבון מוגבל מאוד. אל תתנו להם להשפיע על מצב הרוח הצוותי יותר ממה שנדרש כדי לרתום את כולכם לפעולה וללמידה, אל תקראו בהם כמו בקפה, אל תגזימו עם פרשנויות. זה עוד נתון, לעתים קרובות כזה שלא עומד בשום מבחן ססטיסטי. חפשו מגמות, חפשו משמעות. הנתונים יכולים לספק לכם גם את אלה, אבל מה שחשוב הוא הסיפור שתספרו באמצעותם.
   0
4. פטור מעדכונים
   כמעט כל הפגישות בארגון הן בעצם סבב של עדכונים. פע פא ישיבות צוות ישיבות הנהלה סיכום חודש – אלוהים, איך בעולם שבו אפשר להשתמש בכל אפליקציה לסיכום ולעדכון עדיין אנחנו זקוקים לטכס הזה, שבו כל אחד אומר מה הוא עשה היום/השבוע/החודש? אז זהו, שאנחנו לא.
   עזבו עדכונים, עברו לשיתוף: מה שלומך? מה הדבר הכי חשוב שעשית לאחרונה? מה מעסיק אותך ועליו תרצה להתייעץ איתי (המנהל) או איתנו (צוות ההנהלה)? זה פוטר את האנשים מלדקלם רשימת משימות ולהקשיב לכל האחרות (כי הרי הדבר היחיד שיותר משעמם מרשימת המטלות שלך אלה רשימות המטלות של כל הקולגות שלך), ובעיקר – זה מזמין אותם לסמן את מה שחשוב ואת מה שבו צריך להתעמק. זה רותם את כולם להתעלות מעל הפעולות הנקודתיות, ומזמין אותם להסיק מהו הציור שעולה מחיבור הנקודה-קו-נקודה של הפעילות היומיומית שלהם ושל המחלקות שלהם.
   ואם חשובים העדכונים, מסיבות שונות, There's an app for it. לא יודעת איזה, סומכת עליכם. גם מסמך משותף לכל חברי ההנהלה שבו כל אחד יכול לעדכן את הפעילויות השבועיות שלו יכול להיות מצע טוב לדיון שיחסוך לכולכם את הזמן, וישאיר אותו לדברים החשובים באמת: ההבנה המשותפת של ההנהלה מה הכי חשוב עכשיו ואיך לעשות את זה.
   0
5. פטור מלרַצות
   זה אולי המתעתע שבכולם. הרי הבוס שלכם, יהיה אשר יהיה, צריך לסמוך עליכם ולשמוח בכם. איך יוכל לעשות את זה אם לא תרַצו אותו?
   אה! אם תובילו את הארגון שלו להצלחה, לפי המדדים שמוסכמים על שניכם. זה לא ריצוי. ב"ריצוי" הכוונה למיידי, לנקודתי, למקומי. לעשות את מה שהוא רוצה מתי שהוא רוצה בסגנון שהוא רוצה. בקיצור, להפקיד את עמוד השדרה שלך, הרצון החופשי, הסגנון האישי, בכניסה לחניון.
   לא תודה, גרוע מאוד בואכה קטסטרופה עסקית, ארגונית ואישית לכל הנוגעים בדבר. גם כאן חזון ארגוני וסדרי עדיפויות קיימים, ברורים ומוסכמים יעזרו מאוד. יעזרו לומר, בנימוס, בזמן הנכון: תראה, אנחנו מסכימים על הכיוונים, תן לי לעשות את זה בדרכי. אם לא אגיע למטרות – תפטר אותי. טוב, תנזוף בי. אוקיי, תתקן אותי. תלמד אותי. אבל בוא נסכם על ה"מה", ותשאיר אצלי את ה"איך", בגבולות הערכים הארגוניים, שגם עליהם שווה לדון ולהסכים.
   0
   ואתם יודעים מה, בונוס למגיעים עד לכאן: קחו פטור גם מהריצוי של הגחמות שלכם עצמכם. אני, נניח, לא יכולה לשחרר פוסט עד שהוא שלם ומושלם. זה לא מה שנכון לי, זה לא מה שאני רוצה; אני רוצה לכתוב יותר פוסטים, אני רוצה לכתוב פוסט ולעבור הלאה לעוד דברים. אבל זה הרפלקס שלי, זה מה שיענג את אחרונת בלוטות הכתיבה שלי: פוסט ללא רבב. אז גם אני, כדוגמה אישית וכשי לעצמי לחג, אשתדל להיות מרוצה גם אם לא עד הסוף, ואשחרר את הפוסט הזה לאוויר העולם עוד לפני שקראתי אותו אלף פעם וטרם רדת החשיכה.

 

photo: Reuben Hustler / Unsplash