ניהול באקווריום

 

בימים עברו, נניח עד לפני שנתיים בערך, בסדנת פיתוח צוות הנהלה, אחרי יומיים ארוכים של חקירה מעמיקה באסטרטגיה הארגונית, של גילויים על התחום הבינאישי, של גיבוש תפיסת תפקיד חברי ההנהלה, מגיע סוף סוף החלק המבורך של גיבוש המנגנונים, המכונה התכל'ס: תרגום של כל ההבנות וההחלטות לדפוסי פעולה. כל ההנהלות מרגישות שכדי להצליח במשימה שלהן הן צריכות עוד מפגשים ביניהן, מפגשים איכותיים של למידה, סיעור מוחות והפרייה הדדית, עוד כלים לתיאום ולהתייעצות. כל ההנהלות גם רוצות, בסופו של דבר, לחבר את שאר המנהלים והעובדים לחזון המשותף שלהן ולדרך.

פעם, בשלב הזה של הסדנה – ארבע אחר הצהריים, כולם עייפים מהעבודה האינטנסיבית אבל נלהבים מהגילויים וההחלטות שקיבלו – אחד המנגנונים שכמעט תמיד היו מחליטים לייסד היה ניוזלטר.

בשלב הזה התפקיד שלי הוא לצנן קצת את ההתלהבות, כי אי אפשר ולא נכון להכביר מנגנונים. אחד, שניים, שלושה חדשים (או מדוייקים יותר) של ההנהלה, ועוד אחד, שניים או שלושה בתחום הסמכות של כל אחד מחברי ההנהלה – זה כבר המון.

אבל ניוזלטר, היו תמיד אומרים לי, זאת לא בעיה: אוספים את העדכונים שעולים בישיבת ההנהלה, מוציאים במייל לכולם, ומישהו היה מתנדב לקחת את זה על עצמו.

עזבו שזה לא היה קורה כמעט אף פעם. לא פשוט להוציא ניוזלטר סביר, אי אפשר לשתף את כולם בכל העדכונים של ישיבות ההנהלה, וכמעט תמיד הניוזלטרים הפנים ארגוניים, כשבכל זאת היו מנסים להתעקש עליהם, היו נותנים תחושה מאולצת משהו, ונזנחו במהרה.

"אין לזה זמן", היו מסבירים מאוחר יותר, בישיבת המעקב אחרי התהליכים שקרו בעקבות הסדנה. במציאות הארגונית, השיתוף בידע תמיד פחות חשוב מהביצועים בפועל, מכירה גדולה או עדכון גרסה, פרויקט ייעוצי גדול, ניתוח לב פתוח או כיבוש פיתה סורית.

באמת אין זמן בחיים הארגוניים, ואולי בחיים גם אין זמן. אבל זאת לא היתה הסיבה שבגללה הניוזלטר דווקא היה המנגנון הראשון שקורס, אחרי שבסדנה חשבו שהוא חיוני מאין כמותו, אפילו אולי כיפי.

הסיבה האמיתית היא, שדי מסובך לשתף ידע ארגוני בראש חוצות ובכתב. יש סודות עסקיים, ופוליטיקה ארגונית, והרבה רגישויות אחרות. לנסח את הדברים האלה במילים ולשלוח לכולם בעותקים בלתי מתכלים, עלול, במקרים רבים, להיות מתכון לצרות. וההנהלה, בתבונתה הלא מדוברת, הרגישה שלמרות הערכים החיוביים של שיתוף ושקיפות ולמידה ארגונית – לכתוב ניוזלטר פנימי זה חתיכת תיק.

*

כל זה נשמע ארכאי כמו לראות היום את "בחזרה לעתיד" (נסו, עשיתי את זה לאחרונה עם בנותיי, זה די מצחיק). כי בפעם הראשונה, בארבע אחר הצהריים לפני סוף הסדנה, כשמישהו הציע "ניוזלטר" ואחר אמר: "למה ניוזלטר, נקים קבוצת ווטסאפ", קרה דבר משונה: פתאום, אותו מנגנון שתמיד חוסל באבו, היה זה שמוקם הכי מהר; למעשה, קבוצת הווטסאפ של ההנהלה הוקמה מיד עם היציאה מהסדנה.

בהתחלה זה היה די מגניב, אני מודה, לשמוע את כל הציוצים האלה שמודיעים על ברית העולם שנכרתת בין חברי ההנהלה: השם המצחיק או מעורר ההשראה שהם בחרו לקבוצה, והתמונה, וההצעות האלטרנטיביות. וחיפוש הקול הקבוצתי וגיבוש קווי היסוד סביב הלגיטימציה להעלות תמונות של הילדים או מטיול או ממסעדה או שכאן זה רק עדכונים על מכירות והתייעצויות מקצועיות או ארגוניות.

אני מבינה שאין לי שום דרך להשמע יותר זקנה אם אומר שקבוצות הווטסאפ בעבודה הן זרע השטן. אז תשכחו שאמרתי את זה וממילא אי אפשר להחזיר לאחור את הגלגל הזה. זה גם נורא נוח (כן, כמו מנת קוק בבוקר בדרך לעבודה במקום קפה). רק קחו בחשבון שלהיות מנהל בקבוצת ווטסאפ זה כמו לנהל בתוך אקווריום. הכל רטוב ושקוף, וכל פעולה מנהיגותית היא גם פומבית, גם אינסטינקטיבית, גם בלתי ניתנת למחיקה, וגם נותרת כתובה שם, בטלפונים של כולם ובשרתים בפאלו אלטו או בטח במקום אחר שבו מגדלים יין טוב. ותהיו בטוחים, לווטסאפים יוצאי דופן או מרשיעים עושים גם צילומי מסך, למען הנצח.

פעם, בפגישות ייעוץ, אנשים היו מספרים לי שהוא אמר ככה וההוא אמר ככה. היום, הם פשוט מראים לי: תגללי (והאמת, לו היה לי זמן לגלול: שרשורי הווטסאפ הם מרתקים יותר מכל תסריט שאפשר היה להמציא על מקום עבודה ועל יחסים בין בני אדם).

אבל מה שהכי נחמד, זה שכל הצדדים בתמונה משוכנעים שרשומון הווטסאפ מוכיח חד משמעית את הטענה הגורפת שלהם (לגבי הארגון, לגבי המנהל, לגבי המוצר, אבל בדרך כלל לגבי ההתנהלות המשותפת). וכך – אוי, לו רק אפשר היה להקליט את זה – אותו שרשור נגלל לנגד עיני כדי להוכיח את א', ובהזדמנות אחרת, עם משתתף אחר באותה קבוצה, אותו שרשור היה ההוכחה הניצחת להיפך המוחלט של א'.

והעלילה מסתבכת. היא מסתבכת עוד כשכמה דרגים ניהוליים נמצאים באותה קבוצת ווטסאפ. או וואו. לו היה נגזר עלי לתכנן ימי הערכה למנהלים בכירים, במקום סימולצית מיון הדואר הידועה לשימצה הייתי מכניסה אותם למטריצת ווטסאפ כזאת, שבה הם מנהלים כשגם העובדים שלהם שומעים אותם וגם המנהלים שלהם. אפשר היה להפסיק את המיונים באמצע, אף אחד לא היה שורד את זה. פסיכולוגית, הכוונה. זה מילכוד שאין שום דרך בעולם לצאת ממנו בשלום. הרי אף אחד מאיתנו לא מדבר אותו דבר לעובדים שלו כמו למנהלים שלו, ואין דרך וגם לא צריך לעשות את זה. קבוצת הווטסאפ כאילו משטיחה היררכיות ומקצרת תהליכים, אבל כל ההיררכיות נמצאות שם, הן פשוט שם בזרועות מקוצצות (ומתועדות, לעזאזל). המנהל מנסה לדבר אל הצוות שלו בטון הכי טוב שהוא יכול להעלות על הדעת, בטון הכי מדויק,

המנהלת של המנהל משתדלת לא להכנס לו לטריטוריות, אבל היא עושה את זה, כי ככה זה כשאתה מודע לכל מה שקורה בשטח והשטח נמצא במרחק הקלדה זריזה, מאוד קשה להתאפק, וכך כולם עושים כאילו זה הדבר הכי טבעי בעולם, לדבר לעולם בשידור ישיר אבל בלי טקסט כתוב, מאפרת או במאי, ולא צריך לעשות עניין מבדיחה ששחרר המנהל ויצאה סרת טעם, ולא צריך להעלב נורא ממישהו שאמר משהו ביקורתי קצת, כי הרי זה אף פעם לא ייקרא בטון שאליו התכוונו. אבל עושים עניין. כי זה נכתב, ושודר ועלה לאוויר העולם, ולא רק את ראית את זה, אלא כולם.

אז מה עושים?  (פינת הגאון)

1. מתייחסים לווטסאפ כמו כל מנגנון ארגוני מרכזי, ומהנדסים אותו לפי מטרותיו. אם בעיניכם לא הגיוני לקיים ישיבת עבודה של 24/7 עם כל הדרגים הניהוליים – אל תקיימו קבוצת ווטסאפ כזאת.
2. אם המנהל שלכם נמצא בקבוצת הווטסאפ של היחידה שלכם, דברו איתו על זה. דורש אומץ? יופי, איזרו אותו.
3. וגבולות, אפילו בווטסאפ. בעיקר בו. יש קבוצות שלא צריכות להתקיים, ואפשר לסגור אותן, או להועיד אותן לבירורים בלבד, למשל. אפשר לפתוח ולסגור קבוצות לפי הצורך והפרויקט.
4. והכי חשוב: מיוט. ולעתים קרובות, אבל על זה כבר בפוסט הבא.