הפורמט הוא המלך (חלק א'): וזוהי רק ישיבת ההנהלה לה לה

פעם עוד היו קרבות מצחיקים כאלה. כמו הויכוחים הבלתי ניתנים להכרעה בין עפרה לירדנה (זהירות, אם הבנת את זה, אני יודעת מתי נולדת!), מתישהו בעשור ומשהו האחרונים נאלצנו להחליט: האם התוכן הוא המלך? המדיום הוא המלך? או שאולי זה היה המדיום הוא המסר?

כך או כך, לפחות בתעשיית הטלויזיה מקובל בשנים האחרונות לנהות אחרי הפורמט. אף אחד כבר לא מתעניין בסיפור טוב או ברעיון, אלא בפורמט. כי פורמט אפשר לשכפל. פורמט אפשר לתרגם, לארוז בבייבל ולמכור במיפ. אז היום הפורמט הוא המלך. (אם כי הפלטפורמה נותנת לו פייט רציני. אבל מבחינתי פלטפורמה היא סוג משוכלל של פורמט).

מכיוון שממילא נדמה שהעולם הולך לכיוון של מונרכיה, אז באמת כדאי שנדבר על המלך: הפורמט.

To Do List היא פורמט. ישיבת צוות היא פורמט, ישיבת קריאייטיב יכולה להיות פורמט, קבוצות ווטסאפ הן חתיכת פורמט דיקטטורי ותובעני. ארוחת שישי היא פורמט, שבת בים יכולה להיות פורמט אם יש לכם במרפסת סל מוכן עם שמיכות ומגבות וכף ודלי ואם אתם אנשים שלא פוחדים מחול וממדוזות, קבוצת האופניים או הריצה היא פורמט, אימון מייסור ביוגה הוא פורמט (גאוני. עוד נגיע לזה).

אפשר לקרוא להן מסגרות, מנגנונים, צורות – אבל כל אלה שמניתי לעיל הם פורמטים, שאם נבנו נכון הם יהיו יעילים וישרדו, ואם יהיו יעילים וישרדו – הם יעזרו להשיג את המטרות שלשמן נולדו. זה הכל. קשה מאד להשיג מטרות שאפתניות בלי למסגר מסגרות ולפרמט פורמטים שיובילו אותנו לשם. פורמט מאפשר למסמר את ההתחייבות שלנו לסדר היום הפרטי או הארגוני, ולפרוס אותה לחתיכות קטנות ואפשריות.

לפני זמן מה סיפר לי מכר על רעיון שיש לו לסדרת טלויזיה, והתלונן שאין לו מתי לעבוד עליה.

חצי שעה ביום, הצעתי לו. לפני העבודה. אתה ולפ טופ, בבית או בבית קפה, בלי טלפון. חצי שעה ביום.

ההצעה הזאת התקבלה. הפורמט הזה התאים לחיים שלו ולשלב המסוים שבו הוא היה בהתכוונות לכתיבה. בקרוב, הפרויקט שלו ייראה אור.

המסגרת הזאת שעליה החליט פטרה אותו מהצורך להתחייב לדבר הגדול (לכתוב! להמציא!! להצליח!!! לראות אור!!!!) והשאירה לו את הדאגה היחידה: לעמוד בהתחייבות של חצי שעה כתיבה ביום.

אני שמחה בשבילו וגם גאה שהעצה האגבית שלי אפשרה לדבר של ממש לצמוח בעולם. אבל גם רוטנת, שלו אני הייתי מצליחה להתחייב לחצי השעה הזאת ביום, הייתי כבר כותבת עוד חמישה ספרים מאז האחרון.

טוב, לפחות אחד.

אבל זה העניין: לי הפורמט הזה לא מתאים. זה לא מתאים לסוג הכותבת שאני ולא מתאים לאמא והאשה העובדת שאני. אני צריכה חלונות זמן אחרים לגמרי.

אני צריכה למצוא לי את הפורמט שלי.

*

ישיבת הנהלה היא אחד הפורמטים – אם לא ה – פורמט הכי חשוב בחיי הנהלה. כל כך מצער שלעתים קרובות היא נתפסת כרע הכרחי, כעול, כלוויתן שמתיישב על משבצות רבות מדי ביומן. ארוכה, משעממת ומיותרת.

רוב הישיבות מתכלות על סבבי עדכונים מייגעים. המשתתפים בהן מספרים ששום דבר חשוב לא קורה בהן. ובאמת, איך זה, ב-2017, שעדיין יושבים אנשים ונותנים נאום קצר על מה שהם עשו בשבועיים האחרונים? אולי יכולה להיות דרך אחרת לעשות את זה?

ישיבות הנהלה משעממות הן ישיבות הנהלה שלא תוכננו נכון. והן נוטות להתבטל. ישיבות הנהלה שמתבטלות לעתים קרובות, הן ויתור של ממש על החזקת ההגה.

ישיבת הנהלה היא עניין יקר מאוד. יושבים בה האנשים שזמנם הוא היקר ביותר בארגון. מה מטרת המפגש שלהם? אז העדכונים באמת נותנים הקשר רחב. לפעמים גם מתחלקות משימות, ולעתים מישהו מציע עזרה למישהו אחר. זה חשוב.

אבל חוץ מכל אלה – בישיבת הנהלה צריך להיווצר משהו חדש. בכל ישיבת הנהלה. אחרת, חבל על זמנם של השכירים היוקרתיים שמשתתפים בה.

ועוד דבר: ישיבת הנהלה צריכה לחזק את הקשר בין חברי ההנהלה וגם את הקשר בין הפעולות של ההנהלה ובין המטרות ארוכות הטווח שלה, הייעוד והחזון.

ועוד סיבה חשובה לקיומה של ישיבת ההנהלה: אנשים צריכים להֵרַאות. הם צריכים שייראו אותם. ישמעו אותם ואת דעותיהם, אבל יותר מזה – פשוט שיראו אותם. שהיה להם קשה, שהיה להם מוצלח, שהם עשו כך וכך וכך, שהם רצו משהו והוא לא קרה. שמישהו, פעם ב-, יראה אותם וייתן תוקף לעשייה הרצופה שלהם. הם – אנחנו – זקוקים להכרה הזאת לא רק מהבוס שלהם, אלא גם מהעמיתים שלהם.

ואם ישיבת ההנהלה תתוכנן כך, שהיא תאפשר לאנשים להראות ולהשמע, כאנשים וכבעלי תפקיד, והיא תאפשר להנהלה להמציא בכל פעם דבר אחד חדש (או ללמוד משהו), ועם ידיעה ברורה למה הם עושים את מה שהם עושים (תכלית, בקיצור) – היא תהיה פורמט חשוב ורצוי, למפגש שממנו יוצאים ממוקדים ועם כוחות להמשך העבודה והחיים.

*

פינת הגאון: איך לפרמט ישיבת הנהלה 

1. סגור פתוח סגור: צריך שיהיה ברור אילו חלקים בישיבה הם סגורים, כלומר חד כיווניים, ומה פותחים לדיון. אחרת יש המון מיני דיונים והתיחסויות במהלך הישיבה ולא נשאר זמן ללמידה של ממש או לפיצוח של נושא חשוב.
2. מילות פתיחה של המנהל: נותן הקשר כלל ארגוני, סביבתי או עסקי חשוב, מזכיר את סדר היום.
3. סבב מה שלומך. לא "מה עשיתי השבוע" אלא מה שלום האנשים שיושבים עכשיו סביב אותו שולחן.
4. עדכונים: האם יש בהם צורך? אולי אפשר להעביר אותם קודם במייל ושכל אחד יספר על הדבר הכי חשוב שהוא עסוק בו כרגע?
5. פתוח: שאלה חשובה שמונחת לפתחה של ההנהלה: פעילות משותפת שצריך לתכנן יחד, בעיה משותפת לפצח, תחקיר של מאורע גדול בחיי החברה שעבר בהצלחה או לא.
   זה פרק הזמן החשוב ביותר בישיבת ההנהלה ואחרי שהמנהל מוביל אותה בהצלחה, אפשר ורצוי להעביר את ההובלה על הפרק הזה לחבר ההנהלה שמביא את הסוגיה לשולחן. חשוב לדעת מראש במה דנים.
6. סיכום: של המנהל, חלוקת משימות והקצאת אחריות, פידבק על איכות הפגישה וכמה מילים שלו להמשך הדרך. זה רגע טוב להדגיש בו את מה שעובד טוב בהנהלה, בחברה או באחת הגזרות. הסגירה של המנהל צריכה להיות ברורה, מעוררת ומעודדת.

בפוסט הבא: הפורמט הוא המלך. ערפו את ראשו! 

 

הצילום בראש הפוסט הוא של פרדיננד סטוהר (Ferdinand Stöhr) והוא לקוח מתוך מאגר התמונות המורשות לשימוש UnSplash.